CONTABILIDAD

QUE ES LA CONTABILIDAD?

Es una técnica para estar al tanto de la economía de la empresa, determina cuantitativamente las transacciones y gastos de las entidades económicas facilitando la toma de decisiones, es reconocida en el área administrativa porque es de gran ayuda.

 CONCEPTOS DE CONTABILIDAD:

La palabra contabilidad proviene del verbo latino “coputare” que significa contar. “la contabilidad es la disciplina especializada en resumir las operaciones hechas con relación al dinero y carácter financiero interpretando de forma significativa los resultados”.

La contabilidad es el sistema utilizado por los empresarios para saber el resultado económico, la situación monetaria y los cambios obtenidos a nivel financiero de la empresa.

 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD:

Uno de los objetivos de la contabilidad es dar información a propietarios, bancos, gerentes y accionistas acerca de lo que se deba a otras empresas, pero la primordial es dar un registro correcto de las cuentas hechas por entidades privadas o públicas. Se debe realizar seguimientos a las operaciones y procedimientos hechos por determinada entidad.

CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD:

La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades  para las que vayan a ser utilizados o sea  que se olvide en privada y oficial.

 CONTABILIDAD PRIVADA:

Es la que analiza todas las operaciones de empresas, de socios particulares permitiendo la toma de decisiones a nivel administrativo, financiero y económico.

La contabilidad privada según su actividad se puede dividir en:

 ♦CONTABILIDAD COMERCIAL:

Es la que se ocupa de comprar y vender mercancía y registra todas las operaciones.

 ♦CONTABILIDAD DE COSTOS:

Es utilizada en el sector industrial, determina el costo de los productos terminados.

 ♦CONTABILIDAD BANCARIA:

Es la que presta el servicio monetario y tiene la información de los retiros o depósitos de los usuarios, como cuentas corrientes  o ahorros, giros al interior o exterior, créditos y demás servicios bancarios.

 ♦CONTABILIDAD DE COOPERATIVAS:

Son aquellas que satisfacen la necesidad de sus negocios sin un fin lucrativo en las tareas como: ahorro, crédito, vivienda, distribución, producción, transporte, educación y salud.

♦CONTABILIDAD HOTELERA:

Es la encargada de mantener un control en todas las operaciones hoteleras ya que van relacionada al turismo.

 ♦CONTABILIDAD DE SERVICIOS:

Son las que cada día nos brindan un servicio como educación, transporte, salud, recreación, profesionales etc.

 ♦CONTABILIDAD OFICIAL:

Es la que maneja e interpreta las operaciones de las entidades de derecho público y permite tomar decisiones en los campos económicos, financieros, administrativos, presupuestal y fiscal.

QUE ES COMERCIO?

Llámese comercio a la negociación o tráfico en el cual se compran, se venden o se cambian mercancías.

 QUE ES SER COMERCIANTE?

Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en algunas de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.

 REQUISITOS:

Es la obligación de todo comerciante:

 ♦ matricularse en el registro mercantil.

♦ inscribir en el registro mercantil todos los actas, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

♦ llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

♦ conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.

♦ abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

 TRÁMITES PARA INSCRIBIR UNA EMPRESA COMERCIAL.

Para tener derecho a ejercer su actividad, de acuerdo con las normas de cada municipio o distrito, los comerciantes legalmente establecidos, o sea, los matriculados en la cámara de comercio, deben tramitar los siguientes documentos:

 ♣ El RUT ante la DIAN

♣ La matrícula mercantil, ante la cámara de comercio

♣ La matrícula de industria y comercio, ante la tesorería municipal

♣ La patente de sanidad, expedida por la secretaría de salud pública

♣ El certificado del cuerpo de bomberos

♣ Los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras públicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante

♣ El paz y salvo de SAYCO y ACINPRO

CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.

 ♥la información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

♥la información es útil cuando es pertinente y confiable.

♥la información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

♥la información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

♥la información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

 PRINCIPIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.

 ENTIDAD O ENTE ECONÓMICO:

Este principio establece que la actividad económica la realizan entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños.

 EQUIDAD:

La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad u la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular.

 CONTINUIDAD O NEGOCIO EN MARCHA:

Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños intervienen su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar utilidades.

 PERIODO CONTABLE:

Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que nos permitan enfrentar los ingresos de un periodo, con sus costos y gastos correspondientes.

 UNIDAD DE MEDIDA:

Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional el signo monetario del medio económico  en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa.

VALUACIÓN O MEDICIÓN:

Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los costos y gastos incurridos en su adquisición.

Cuando ocurran eventos económicos que hagan perder el significado de estas cifras, por ejemplo la inflación, es necesario efectuar loa ajustes correspondientes para que la información financiera sea útil en  la toma de decisiones por sus usuarios.

 REALIZACIÓN:

Un hecho económico se considera realizado cuando:

 ◘ Las operaciones y hechos económicos que la contabilidad registra se han, efectivamente, realizado.

◘ Se ha perfeccionado una transacción con terceros al adquirir derechos y asumir obligaciones.

◘ Se ha llevado a cabo transacciones internas a la entidad.

 PRUDENCIA:

Los hechos económicos deben medirse de manera confiable y verificable. En su medición ha de considerarse la probabilidad de que los ingresos y ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobrestimar ni subestimar. Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al periodo contable y las pérdidas, incluso las probables, deben contabilizarse cuando sean susceptibles de cuantificación.

 IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD:

La información contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.

 PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE:

A fin de suministrar información sobre el negocio, se necesita estructurar los procesos de registro de las operaciones y actividades de la empresa o negocio, ya sea por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. Toda la actividad económica se manifiesta con transacciones comerciales, como compra de inventarios, pagos de nómina, venta de productos, cancelación de obligaciones, etc.

Todos estos eventos económicos implican intercambios de orden financiero susceptibles de expresarse en términos monetarios. Esto quiere decir que para que una transacción sea un hecho económico, se requiere que sea confiable en dinero y que tenga efecto en los estados financieros.

INFORMES INTERNOS DE LA CONTABILIDAD:

La gran responsabilidad de los administradores está en la toma de decisiones. Por eso necesitan información contable oportuna y veraz, para cumplir sus funciones de control, planeación y toma de decisiones en materia de inversiones y crédito. La gerencia obtiene de la contabilidad información sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, márgenes de utilidad por cada producto, costos de producción, disponibilidad de recursos, etc., datos que le permitirán orientar acciones como las de establecer precios de venta, proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva y decidir políticas de descuentos, entre otras.

 TÉRMINOS CONTABLES:

 Cuenta                                  capital contable

Mayor                                    partida doble

Activos                                  T- contable

Pasivos

 CUENTA:

Es el lugar en el que se lleva a cabo el registro detallado de los cambios que ocurren en las empresas. Los nombres de las cuentas que cada empresa utiliza y los conceptos que se incluyen en cada una de ellas se encuentran detallados en lo que se denomina CATALOGO DE CUENTAS.

 CATÁLOGO DE CUENTAS:

Es un listado con el nombre de las cuentas que se utilizan, el número asignado a cada una y los conceptos que se incluyen.

 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:

 Las cuentas se clasifican:

♦ Reales o de balances

♦ Nominales o de resultado

♦ Cuentas de orden o de memorando

 CUENTAS REALES O DE BALANCE:

Son aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. También puede afirmarse que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente y su saldo siempre representa un valor tangible. Se subdividen en cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio.

CUENTAS DE ACTIVOS:

Son todas aquellas cuentas que representan los bienes o derechos que posee la empresa como son efectivos, equipos, edificios, y terrenos entre otras.

 EL ACTIVO:

Son los recursos económicos que benefician al negocio y que lo seguirán haciendo en el futuro.

 ♣ Efectivo

♣ Documentos por cobrar

♣ Cuentas por cobrar

♣ Gastos pagados por anticipado

♣ Terrenos

♣ Edificios

♣ Mobiliario de equipo.

 CUENTAS DE PASIVOS:

Son las que representan deudas u obligaciones contraídas por la compañía, como pueden ser hipotecas y préstamos bancarios.

 EL PASIVO:

♠ Documento por pagar

♠ Cuentas por pagar

♠ Pasivo acumulado: obligación contraída por concepto de un gasto que aun no hemos pagado. Impuestos por pagar, intereses por pagar, sueldos y salarios por pagar. 

 CUENTAS DEL PATRIMONIO O CAPITAL:

Representan la parte de los activos que fue financiada por los dueños o accionistas; las principales cuentas de capital son el capital social, que muestra el valor de las aportaciones que han realizado dueños en la empresa y la cuenta de utilidades retenidas, que representa las utilidades que se han reinvertido en el negocio.

 CAPITAL O PATRIMONIO CONTABLE:

El derecho que el capital contable tiene sobre el activo del negocio.

• Capital

• Retiros

• Ingresos

• Gastos

 CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO:

Son los que tienen su origen en las operaciones de negocios, determinando aumento o disminuciones en patrimonio en razón de utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio contable.

Se denomina también transitorias por que su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que debe cancelarse o saldarse.

 CUENTAS DE INGRESOS:

Representan aquellos incrementos brutos en el capital que no fueron ocasionados por aportaciones adicionales de los socios en el negocio.

 SON CUENTAS DE INGRESO: comercio al por mayor y al por menor, las devoluciones en ventas, arrendamientos, otras ventas, servicios, entre otras.

 CUENTAS DE GASTOS:

Representan aquellos decrementos brutos en el capital que no son ocasionados por retiros por parte de los accionistas o dueños.

 SON CUENTAS DE GASTO: gastos, perdidas, impuestos financieros, depreciación, honorarios, servicios, entre otras.

 CUENTAS DE COSTOS:

Las compras de mercancías, las devoluciones en compras, comercio al por mayor y al por menor, entre otras.

 CUENTAS DE ORDEN O DE MEMORANDO:

Son aquellas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras.

 NATURALEZA DE LAS CUENTAS:

Los gastos y los activos son considerados recursos utilizados por la empresa para generar un beneficio, mientras que los pasivos, capital e ingresos representan las fuentes de donde podemos obtener dichos recursos:

 RECURSOS                                               =                                 FUENTES

Activos                                                                                 Pasivos

Gastos                                                                                  Capital

 Por lo tanto, las cuentas de activos y gastos son de naturaleza deudora, es decir que su saldo normal esta en la columna del debe; por el contrario, las cuentas de pasivos, capital e ingresos son de naturaleza acreedora, es decir que su saldo normal esta en la columna del haber.

MAYOR:

◘ El libro de las cuentas

◘ Registro de todas las cuentas

 TERMINOS CONTABLES:

Efectivo, cuentas por pagar, mayor, Gay Gillen, capital.

 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS:

Las cuentas se clasifican en 9 categorías o grupos, que son:

 ☻cuentas de activos

☻cuentas de pasivos

☻cuentas de capital

☻cuentas de ingreso

☻cuentas de gastos

☻cuentas de patrimonio

☻costos de venta

☻costos de producción o de operación

☻cuentas de orden deudora

 LA CUENTA T.

 ☺formato más usado para cuentas.

☺el lado izquierdo de la cuenta es el lado del debe y el derecho es el del haber.

☺registramos los aumentos del activo en el debe y las disminuciones en el haber.

☺registramos los aumentos del positivo. En el haber y las disminuciones en el debe.

☺el patrón para registrar el debe y el haber esta fundamentado en la cuenta contable.

 Las cuentas pueden representar en forma de cuenta T; el utilizar este tipo de representación es muy útil para comprender de manera mas clara la forma que las cuentas son afectadas por las transacciones que la empresa realice.

 NOMBRE DE LA CUENTA:

 

EL LADO IZQUIERDO SE LLAMA DEBE

 

EL LADO DERECHO SE LLAMA HABER

 Cuando el saldo de la cuenta queda al lado izquierdo se llama deudor  Cuando el saldo de la cuenta queda al lado derecho se llama acreedor

SISTEMA DE PARTIDA DOBLE:

Cada transacción se registra por lo menos: un débito, un crédito, el total de débitos debe ser igual al total de los créditos.

 PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC):

Con el fin de tener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, transparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas (PUC) para comerciantes, que es obligatoria aplicación desde 1995 para todas las personas naturales o jurídicas a llevar contabilidad.

 ESTRUCTURA DEL PUC:

◄ Catálogo de cuentas

◄ Descripciones

◄ Dinámicas

 CATÁLOGO DE CUENTAS:

Contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, los grupos las cuentas y las subcuentas correspondientes a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costo de venta, costo de producción y cuentas de orden, identificadas con un código numérico.

 1. Activos…………………………………………}

2. Pasivos…………………………………………} BALANCE

3. Patrimonio……………………………………..}

4. Ingresos———————————————-}

5. Gastos————————————————} ESTADO DE RESULTADO

6. Cobro de ventas————————————}

7. Costos de producción—————————–}

8. Cuentas de orden deudora………………….}

9. Cuentas de orden acreedoras………………} DE ORDEN

 IVA: impuesto de valor agregado.

 IMPUESTO:

Es el mecanismo por medio del cual los ciudadanos contribuyen al funcionamiento del Estado. La función social del impuesto es la redistribución de la riqueza.

Se clasifican en:

 IMPUESTOS DIRECTOS:

Son aquellos que pagan los contribuyentes directamente al Estado.

EJEMPLO: impuestos sobre la renta, impuestos de ganancias ocasionales, impuestos de industria y comercio, impuesto predial.

 IMPUESTOS INDIRECTOS:

Los paga el contribuyente por medio de los intermediarios.

 EJEMPLO: el impuesto a las ventas y en general impuesto al consumo.

 IMPUESTO A LAS VENTAS “IVA“:

Es el procedimiento mediante el cual el Gobierno graba las diferentes etapas de producción y distribución de los bienes corporales muebles y la prestación de los servicios que no hayan sido expresamente excluidos del impuesto por ley.

Los hechos que generan los impuestos a las ventas son los siguientes:

 ▲ Las ventas de bienes corporales muebles

▲ La prestación de los servicios

▲ La importación de bienes corporales muebles

 Todos estos siempre y cuando no hayan sido excluidos por la ley.

 ¿QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DEL IVA?

Las personas naturales o jurídicas obligadas al pago del impuesto.

 Estas personas son:

 ☼ En las ventas los comerciantes que actúan en cualquiera de los ciclos de producción, y/o distribución de los bienes corporales.

☼ En la importación las personas que efectúan esas importaciones de bienes corporales muebles.

☼ En los servicio son responsables quienes prestan los servicios grabados.

 OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL IVA:

 ▬ inscribirse en el registro nacional de vendedores, esta inscripción se hace en la administración de impuestos, mediante el diligenciamiento del formulario RUT (registro único tributario)

▬ expedir factura y discriminar el impuesto

▬ cumplir con las normas de contabilidad

▬ presentar la declaración de ventas que se hace bimestralmente excepto los del régimen simplificado. También se presenta una declaración anual pero esta es solamente para los del régimen simplificado, que se presenta en la misma fecha que están obligados a presentar declaración de renta complementarios.

 Se presentan en los bancos autorizados por el gobierno. Si se presenta después de la fecha debe pagar sanciones por extemporaneidad.

 ▬ realizar el pago del impuesto. La tarifa más común es del 16%.

 BIENES EXCENTOS: son los bienes a los que se les carga el IVA en el proceso de producción.

Ejemplo: cuadernos, libros, revista y los bienes exportados.

 BIENES EXCLUIDOS: (bienes que no causan impuesto) ejemplo: Japón, pañales, crema dental, uniformes escolares.

 RETENCIÓN EN LA FUENTE:

Es el procedimiento por medio del cual un agente retenedor por orden del gobierno cobra anticipadamente el impuesto sobre la renta. Consiste en que una persona natural o jurídica que realiza un pago o abono en cuenta, resta este valor un porcentaje determinado que consigna cada mes en un banco autorizado por administración de impuestos nacionales.

 OBLIGACIÓN DEL AGENTE RETENEDOR:

Es quien por ley esta obligado a retener.

 ☻efectuar la retención: están obligados a efectuar la retención los agentes retenedores que por sus funciones intervengan en un hecho generador de retención.

☻consignar mensualmente lo retenido en los plazos señalados por el gobierno nacional.

☻presentar la declaración

☻expedir certificados

 Los conceptos que generan retención en la fuente son:

 Honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos, rendimientos financieros e ingresos laborales.

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