FORMACIÒN TÈCNICA

PLEGARIA DE LA SECRETARIA

AYÚDAME SEÑOR:

A tener la capacidad para contestar  cuatro teléfonos  amablemente y atender, al mismo tiempo, dos visitantes mientras escribo las cartas que deberán estar listas dentro de cinco  minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana sera firmada.

A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando  un papel, tal cual yo sospechaba, esta en el bolsillo de mi jefe.

A tener una memoria de computadora, para recordar hechos que pasaron inadvertidos  a mi jefe,  hace mucho tiempo y que, según él, estoy obligada a recordar fácilmente.

A tener sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios.

A saber  donde seta el jefe, que seta haciendo y a que hora volverá, aunque eso no lo sepa nadie, y mucho menos su esposa.

A cuando el año termine, tenga la perspicacia  necesaria para no obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después.

A tener la habilidad de un prestidigitador para hacer que mi jefe no quiere recibir después de que he dicho ” no esta” y de repente él me habla en voz alta.

CUALIDADES INTELECTUALES

Cultura  general.

Conocimiento de los objetivos y misión de la empresa.

Capacitación y actualización profesional permanente.

Aptitud  de memoria.

Saber escuchar.

Concentración en las diferentes tareas que se realizan.

Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente.

Iniciativa.

Sentido común.

Habilidad para seguir instrucciones.

Metas personales y profesionales.

CUALIDADES MORALES

Responsabilidad.

Entusiasmo.

Discreción.

Veracidad.

Paciencia.

Honradez.

Lealtad.

Sinceridad.

Respeto.

Eficiencia.

CUALIDADES SOCIALES

Capacidad para trabajar en  equipo.

Capacidad para dirigir.

Orden.

Habilidad para comunicarse efectiva y fácilmente.

Simpatía y cortesía en el trato con las personas.

Tacto y prudencia.

Estabilidad emocional.

Tolerancia.

Solidaridad.

CUALIDADES FISICAS

Excelente presentación personal.

Adecuada modulación de la voz.

Coordinación de movimientos.

ETIQUETA

NORMAS DE CORTESIA:

Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.

Saludar y responder el saludo.

Reconocer y respetar los derechos de los demás.

Identificar, tomar conciencia y cumplir con los deberes.

Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.

Comportarse con caballerosidad o con femineidad en todo momento.

NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA:

En algunas ocasiones se realizan eventos empresarios en los cuales se comparten la mesa con los compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones.

Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.

No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no lo haga o lo indique explícitamente.

Adoptar una posición erguida.

No apoyar los codos a la mesa, estos deben estar a los costados de cuerpo.

El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.

Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.

No elevar los codos, cuando se utiliza los cubiertos.

No hablar con la boca llena.

No llevar a la boca los alimentos. No hay que acercar la cabeza  al plato, sino que el cubierto lleva el alimento a la boca.

No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.

No utilizar demasiado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas.

No limpiar los cubiertos, copas o vasos  con la servilleta. Si hace falta, pedir que los cambien.

No empuñar los cubiertos;  sostenerlos con naturalidad.

No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.

No hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar, ni al beber del vaso o tomar la sopa.

No mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa. Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación.

En bufé no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.

No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento; se corre el riesgo de derramar  sobre el plato o salpicar a alguien.

No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.

No apoyar el de do índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.

No comer con la punta del cuchillo.

No comer con la boca  abierta.

No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.

No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, canelones, legumbres macarrones, espaguetis, frutas…, esto  se hace con el tenedor.

No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado.

No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad. Es una absoluta grosería.

No tocar el plato con las manos sólo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.

No comer  el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. Las galletas y tostadas si se pueden morder, pero en pequeños bocados.

No sostener el pan con el tenedor.

No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.

No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa a los labios. Resulta muy cursi.

No poner las manos encima del plato para impedir que repitan alguna porción o alimento.

No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan, aunque no le guste.

No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.

No usar palillos.

No retocarse en la mesa.

NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE:

Si la comida no corresponde con lo pedido, está fría o si no es del agrado, devolverla con discreción y cultura.

Si se derrama algo, no limpiar la mesa; solicitar al camarero que lo haga. Mientras él llega, utilizar una servilleta.

Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero.

Si e la mesa ha sucedido un desastre porque algo se regó, debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero.

Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante. En este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas.  A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.

COMO CAMINAR:

No ir  a zancadas ni a pasos cortos ni nerviosos. Caminar con seguridad.

De acuerdo con la estatura acomodar los pasos de tal manera que resulte natural.

Los brazos y manos deben moverse con naturalidad, al compás del cuerpo.

No meter las manos en los bolsillos del pantalón.

Al caminar, las manos se adelantan una cuarta en relación con la cadera, sin estar abiertas o apretadas en puño. Se usan con naturalidad.

Llevar la cabeza erguida. Adquirir un caminar elegante y cadencioso, pero natural, mover  más los hombros que las caderas sin exagerar.

COMO SENTARSE:

Al sentarse no coger la silla, ni mirarla.

No tomar la falda como para plancharla. Tocar la silla naturalmente con la parte interior de la rodilla y dejarse caer suavemente y con elegancia.

No dejar el cuerpo reposando en el borde de la silla o el sillón, es preferible  acercar el cuerpo hacia el respaldo.

Cruza las piernas si así se desea o mantenerlas derechas  o inclinadas hacia algún lado.

Las manos estarán en el regazo, al lado contrario de donde se tienen las piernas.

Jamás se balancea una pierna sobre la otra, o se hacen molinetes con el zapato.

Al levantarse, hacerlo despacio y sin orquestar una sinfonía de ruidos.

Los hombres deben subirse ligeramente el  pantalón para que la tela no esté tensa en las rodillas; el borde del pantalón debe quedar por encima de los tobillos.

No voltear la silla para sentarse como cabalgando.

No apoyar las manos en las piernas para ponerse de pie, da la impresión de vejez, enfermedad o cansancio.

No dejar las manos colgadas, con excesiva lasitud, como si estuvieran débiles, tampoco apoyarlas en las caderas, cruzarlas con fuerza ante el pecho o meterlas en los bolsillos del pantalón o de la chaqueta.

PRESENTACION PERSONAL:

Algunas ocasiones exigen un atuendo especial, pero siempre es necesario vestir con gusto y adecuadamente. Escoger el vestido y accesorios de acuerdo con la hora, el clima y la celebración , dará una imagen positiva.

Lo más importante es tener sentido común y gusto para estar acorde con la situación.

Para la oficina es aconsejable proyectar una imagen clásica y conservadora.

Ropa ceñida o demasiado floja, escotes pronunciados, faldas muy altas, blusas transparentes, joyas llamativas o peinados extraños, están completamente por fuera de las normas de etiqueta laboral.

LOS VESTIDOS SEGÚN LA OCASIÓN:

Una mujer o un hombre bien vestido es el que sigue las pautas generales de la moda actual, adaptándola  a su tipoy personalidad.

Sin embargo, es importante no convertirse en una esclava o esclavo de la moda. La moda debe servir para realzar los dotes naturales.

Los jeans, licras, sudaderas, pantalones y faldas cortas son apropiados para actividades deportivas. Nunca para ir a la oficina.

Escotes, sisas, minifaldas, vestidos o blusas playeras no son para llevar  a la oficina, ésta no es lugar de exhibición de la figura.

Nunca comprar ropa que tenga apariencia “barata”. Aunque su precio sea todo lo contrario. Desprenderse del gusto atrevido, extravagante, lanzado o llamativo en la oficina, seleccionar lo discreto, sobrio y elegante.

 JOYAS Y ADORNOS:

No llevar collar y prendedor simultáneamente.

Los aretes o aretas y el broche deben hacer juego.

Cuando se lleva una blusa de mangas largas con botones no usar pulsera.

No utilizar colar con vestidos de cuello alto.

Las personas altas pueden utilizar accesorios grandes.

Para los accesorios escoger una sola línea: dorados, de plata, perlas, fantasía,  artesanales u otros pero no combinarlos y no usar todos a la vez.

Cuando se usan gafas no deben utilizarse muchos accesorios.

SOLO PARA SEÑORES:

Para la oficina es recomendable proyectar una imagen clásica y conservadora, sin olvidar ningún detalle.

Escoger adecuadamente el vestido.

El traje masculino mantiene su propio estilo y solo va evolucionando con los detalles. Ampliando o estrechando las corbatas, algunos diseños especiales, abotonaduras cruzadas o sencillas, bota lisa o hacia afuera en los pantalones.

El ejecutivo de hoy debe proyectar una imagen elegante, formal y muy conservadora.

En las reuniones se debe permanecer con la chaqueta puesta; jamás se la debe quitar.

UNIFORME:

Es tan importante lucir bien con tu propio guarda ropa como el uniforme que suministran algunas empresas.  Al vestir uniforme que suministran algunas empresas. Al vestir uniforme se está proyectando de forma más directa  la imagen de la empresa para la cual se trabaja.

Como el uniforme presenta caracteres comunes que son esencialmente un signo de identificación, deben tener armonía en el color, con el cual los empleados se sientan bien.

El uniforme, como su nombre lo indica, no admite variaciones o interpretaciones personales porque pierde su carácter.

Debe existir satisfacción al usuario. Por eso debe ser sobrio, con diseño que pueda adaptarse a todo tipo de siluetas, funcional y de colores que no fatiguen ni de materiales que se deterioren muy rápido.

RECOMENDACIONES:

Utilizar ropa cómoda, elegante y, sobre todo, que vaya de acuerdo con la edad, estatura, cargo que se desempeña, contextura física, tipo de piel y región donde se reside.

Al levantarse, en la mañana, hacerlo positivamente:

Dar gracias a Dios por todo lo que eres y tienes, la belleza debe ser de adentro hacia afuera, fíjate metas reales y esfuérzate  por cumplirlas.

No te estires, bosteces o despereces delante de la gente.

No te coloques las manos en la nuca para quejarte.

 CARTAS:

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura:

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento:

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo:

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre:

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este “estilo bloque” es la manera general de componer una carta.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Ejemplo:

Carlos, 14 de junio de 2003

Manuel Montt 367

A la atención del Sr. H. Riveros

ESTADOS UNIDOS

Asunto: Invitación a conferencia

Distinguido Cliente:

Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la conferencia que se realizará el día 12 de junio de 2008, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.

La conferencia consistirá en los siguientes tópicos: “el saber escuchar”, “escuchar no es oír”, “¿en qué consiste escuchar?” y “saber escuchar = más productividad”.

Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente

Pamela A. Ritchie

Gerente General

. Actas:

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama “Libro de actas”. Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación. Un acta está constituida por:

* Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

* Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

* Lista de asistentes

* Resumen ordenado de los debates realizados

* Visto bueno y firma del presidente

* Firma del secretario

Ejemplo:

Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate:

Asistentes:

Sra. D. Pamela Ritchie, presidente

Sr. D. Carlos Diez

Sr. D. Pedro Benítez

Sr. D. Enrique Parra

Sr. D. Julio Aguirre

Sr. D. Daniel Echeverría

Sr. D. Roberto Castro, secretario

Fecha: 15 de junio de 2003

Hora de Comienzo: 16 hs.

Hora de terminación: 17.30 hs.

Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile

Desarrollo de la reunión:

Se abre la sesión con el siguiente orden del día:

1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.

2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.

1. Se abre la discusión sobre el primer punto:

El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.

El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.

Sometido a votación, se decide:

1. Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría

El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal discusión.

2. Se abre la discusión del segundo punto.

Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión que será el 22 de junio de 2003.

La Presidenta El Secretario

Visto bueno y firma.

4. Memorándum:

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:

MEMORÁNDUM

PARA:

DE:

FECHA

ASUNTO:

Ejemplo:

Ritchie S.R.L.

Memorándum

Para: Jefe de RR. HH. Enrique González

De: G.G. Pamela Ritchie

Fecha: 15 de junio de 2003

Asunto: Escuchar a los empleados

El conocido gurú del managment, Tom Peters, enfatizó que una de las principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el manager no escucha a sus empleados.

Por lo tanto recomiendo a Ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas de nuestros empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.

Saludos a Ud. Atentamente

Pamela Ritchie

Gerente General

Ensayo:

Es el género que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal y que exige la participación del lector, incitándolo a pensar por cuenta propia.

Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor, razonamientos propios o ajenos, observación directa de la realidad, siempre que el desarrollo sea original y subjetivo.

Según cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan un esquema como el siguiente:

Introducción: sobre qué trata el ensayo y porqué es importante el tema.

Desarrollo: se explica el tema central del ensayo.

Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.

Ejemplo:

Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la comunicación.

No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa. Aquí reside el aspecto activo del escuchar.

Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se hablan; también escuchamos las acciones implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de escuchar posibilidades de acción, también podemos atribuir sentido, también podemos atribuir sentido a acciones que aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos de “inquietudes”. Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las inquietudes de las personas. Escuchamos por qué las personas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos permite escuchar que alguien desea hacerse rico cuando dice que quiere dedicarse a los negocios.

Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se está diciendo. Por el contrario, somos activos productores de historias. Para ello debemos permitir que los otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos permitirán comprender los hechos, emitir juicios bien fundados y elaborar historias coherentes.

Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos ahora observar el escuchar como una acción a realizar, como una acción que puede ser diseñada y como una acción que se basa en competencias específicas que podemos aprender.

5. Circular:

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:

Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.

Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.

Materia/Asunto: debajo de “Circular N°”, es una breve referencia sobre lo que trata la circular.

-Lugar, fecha de emisión.

-De: Indicación de quien envía la circular

-A: Indicación de a quien se envía.

-Cuerpo: El contenido de la misma

-Frase de despedida

-Nombre, apellido y cargo

Ejemplo:

CIRCULAR N°: 15

ASUNTO: Charla de Tom Peters

SANTIAGO, 19 de junio de 2003

DE: GERENTE GENERAL

A: GERENTES DE ÁREAS

Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos ofrecerá en nuestro salón auditórium el día 21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: “el saber escuchar”, “escuchar no es oír”, “¿en qué consiste escuchar?” y “saber escuchar = más productividad”.

Saludo a Uds. Atentamente.

Pamela A. Ritchie

Gerente General

ICONTEC

Historia

El ICONTEC fue creado el 10 de mayo de 1963, por 18 personas, la mayoría de ellos empresarios, liderados por el Ingeniero Javier Henao Londoño.

ICONTEC es un organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de lucro, que trabaja para fomentar la normalización, la certificación, la metrología y la gestión de la calidad en Colombia. Está conformado por la vinculación voluntaria de representantes del Gobierno Nacional, de los sectores privados de la producción, distribución y consumo, el sector tecnológico en sus diferentes ramas y por todas aquellas personas jurídicas y naturales que tengan interés en pertenecer a él.

En el campo de la normalización, la misión del Instituto es promover, desarrollar y guiar la aplicación de Normas Técnicas Colombianas (NTC) y otros documentos normativos, con el fin de alcanzar una economía óptima de conjunto, el mejoramiento de la calidad y también facilitar las relaciones cliente-proveedor, en el ámbito empresarial nacional o internacional.

ICONTEC, como Organismo Nacional de Normalización (ONN) representa a Colombia ante organismos de normalización internacionales y regionales como la Organización Internacional de Normalización (ISO), la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC), y la Comisión Panamericana de Normas de la Cuenca del Pacífico (COPANT).

Adicionalmente, el Instituto es miembro activo de los más importantes organismos regionales e internacionales de normalización, lo cual le permite participar en la definición y desarrollo de normas internacionales y regionales, y así estar a la vanguardia en información y tecnología.

ICONTEC es un organismo de certificación con cubrimiento mundial, gracias a su vinculación a la Red Internacional de Certificación, IQNet (red que integra a las entidades certificadoras más importantes, con más de 150 subsidiarias alrededor del mundo y con cuarenta acreditaciones).

El Instituto tiene un alcance y cobertura internacional, porque cuenta con oficinas en Ecuador, Perú, Chile, Guatemala y El Salvador; y representaciones en Panamá, Costa Rica, Honduras, Nicaragua y República Dominicana.

Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad  de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.

Así y tal como sucede con otros documentos públicos, el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez, en tanto y generalmente, la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma.

Entre los datos que sí o sí deberán quedar asentados en este documento se cuentan: fecha, hora, una brevísima introducción acerca del motivo del labra de la mencionada, luego, en lo que se denomina como cuerpo, el escribano hará un detalle pormenorizado de lo que sucedió en el acto o reunión en cuestión y que motivaron la celebración de la pertinente acta. Esto entre los datos más básicos que deberán figurar y en el caso por ejemplo de tratarse de una reunión de consorcio, como bien comentábamos más arriba, que puede ser una de las motivaciones de la creación de este tipo de documento, se deberá asentar la nómina de los participantes de la misma, una síntesis de los debates en el caso que hayan incurrido en los mismos, asimismo como las conclusiones a las cuales se llegó y si a las mismas se arribó luego de una votación, también dar cuenta de cómo fue el resultado de esta.

Para darle un corte final a la misma, normalmente, se utiliza un párrafo de estilo en el cual se indica la hora en la cual el acto que se llevó a cabo llega a su fin y acotando que al pie se asentarán las firmas de aquellos que estuvieron presentes en el acto y que prestaron plena conformidad al mismo.

Las actas suelen luego ser transcriptas en libros especialmente preparados y diseñados para tal menester, con hojas renglonadas y enumeradas correlativamente.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LOS TRABAJOS DE DIGITACIÓN

 Números: los años se escriben en cifras y sinpunto.ejm:2010

La escritura eventual de números dentro de un texto, se debe hacer de la siguiente manera: del 1 al 9 en letras y el 10 en adelante en números. Pero si en un mismo texto se encuentran cifras mayores, y menores que 9, estas se escriben en números. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se debe tener en cuenta que desde el16 al 30 se escribe en una sola palabra, del 31 en adelante en 3 palabras. Treinta y uno

Para documentos legales, los números se expresan en cifras y letras o viceversa EJEMPLO

$700000 (QUINIENTOS MIL PESOS M/L)

Hora internacional: En la denominación de hora local, se debe utilizar el modelo internacional de 24 horas.

EJEMPLO

 12:00 horas

Cargos y títulos: los cargos correspondientes a las damas, deben escribirse en femenino como lo establece la real academia de la lengua. Ejemplo: jefa, alcaldesa.

Mayúscula

1.    Se escribe con letra inicial mayúscula, la primera letra de  un escrito y la que valla después del punto.

2.    Todos los nombres propios y apellidos.

3.    Cada una de las palabras que designan un cargo. Cuando se trate de términos genéricos, van con minúscula. Ejemplo: jefe de personal- gerente.

4.    Los atributos de Dios y la Virgen.

5.    Los nombres de Instituciones comerciales, títulos de libros, periódicos, revistas, películas. Ejemplo: Industrias Haceb- El Colombiano- Semana-Los Vengadores.

6.    Cuando después de dos puntos se cita palabras textuales; “Amaos los unos a los otros”

7.    Después de los dos puntos de constancias o certificados.

8.    Los nombres de las ciencias profesionales. Ejemplo: Medicina, Biología.

9.    Los puntos cardinales.

10. Los planetas.

11. Festividades y celebraciones.

Se escribe con minúscula los días, los nombres de los meses, las estaciones del año y los gentilicios.

SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y SUS ESPACIOS

1.    Después del punto seguido (.) se dejan dos espacios y se inicia con mayúscula.

2.    Después el punto y aparte, se dejan dos interlíneas y se inicia con mayúscula.

3.    Después del punto y coma (;) se deja un espacio.

4.    Después de  coma (,) se deja un espacio.

5.    Después de dos puntos (:) y puntos suspensivos (…) se dejan dos espacios.

6.    Antes y después de paréntesis ( ), signos de admiración(¡!) , signos  de interrogación (¿?) y comillas (“ ”) se dejan dos espacios.

 CARTA COMERCIAL

Es la comunicación entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en contacto intereses económicos con el objetivo de hacer negocios.

Márgenes

Superior:              3 ó 4 cm.

Lateral izquierdo: 3 ó 4 cm.

Inferior:                2 ó 3 cm.

Lateral derecho:  2 ó 3 cm.

En el texto de la carta sólo se utilizan algunas abreviaturas como: S.A, Cía.,

Ltda., S.C.A. etc.

Estilos

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas (ICONTÉC), sólo normalizó dos estilos bloque extremo y bloque.

Partes de la carta comercial

1.    Número: se escribe en forma consecutiva.

2.    Fecha: Medellín, 30 de Julio de 1999 En la fecha a los días del 1 al 9 no se les antepone el Cero.

3.    Datos del destinatario: Comprende el tratamiento, nombre y apellidos (mayúscula fija o inicial, según el caso) cargo que desempeña dentro de la ciudad donde está ubicada la empresa (mayúscula fija si se envía en sobre con ventanilla, mayúscula inicial si se envía en sobre normal).

Doctor

Gabriel Jaime Pulgarín Ortíz

Jefe de Personal

Apartado 4562

Apartadó, Antioquia

4. saludo

Frase de cortesía para iniciar la carta

A las damas se les saluda por su nombre o nombres:

El saludo como parte inicial del texto, se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto si lo hay.

EJEMPLO DE SALUDOS COMO PARTE INICIAL DEL TEXTO:

5. Texto

Es el mensaje que se va a enviar, debe ser impecable, sin borrones, sin errores ortográficos, enmendaduras, etc.

6. Despedida

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto.

Atentamente, cordialmente, sinceramente, despedidas con frase de cortesía terminada en punto  (.):

NOTA UTILIZAR UNA ALTERNATIVA POR CARTA.

7.    Remitente

JOHAN DAVID AGUIRRE P.

En el caso de los firmantes, sus nombres se pueden distribuir uno abajo del otro o en pareja. Si son más de dos firmantes y el número es impar, el último nombre se centra.

8.    Cargo

Gerente general

OTRA FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS DATOS EL DESTINATARIO:    Señor

Fernando Javier Salinas Vélez

Jefe de Ventas

Almacenes Éxito

Presente

Nota: en este caso el nombre del remitente también se escribe en mayúscula inicial. Se escribe “presente” porque se está enviando dentro de la misma empresa, pero con carácter personal.

Remitente:

Johan David Aguirre P.

9.    Líneas especiales

Ejemplo en línea separada

Copia: Señor Alexander Cardona H., Gerente Invequímica S.A

Señor Mario Giraldo S., Gerente Textilera Ltda.

Señora Luz María Ortiz P., Jefa de calidad, SAM

Ejemplo en línea seguida

Copia: señores Gerardo García L, Director Técnico:

Elkin Ríos M., Director de Talento humano, José Luis Echavarría L., Jefe de producción.

Identificación del transcriptor

Nombre o nombres  inicial del primer apellido de quien digitó la carta y si es posible, en letra más pequeña. Ejemplo: sor Angela P.

NOTA si la persona que firma es la misma que digita el documento, no se necesita la identificación del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior derecho, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

007

Medellín 22 de marzo de 2011

Doctor

Roberto Gómez Toro

Gerente General

Textiles García S.A

Calle 42    50 – 87

Medellín

Asunto: Terminación de contrato

Cordial saludo doctor Gómez

Queremos informarle que su contrato finalizará el próximo 15 de marzo del 2011.

Agradecemos su gentil colaboración.

Diego Fernando Zapata

Gerente General.

Transcriptor: Juan Carlos Castrillón

Medellín, 7 de marzo de 2011

PARA: Doctor Germán Castañeda Aristizabal, Administrador.

DE: Gerente.

Asunto: Reunión.

Estimado doctor Castañeda:

Le informo que el día 10 de marzo del 2011 a las 14:00 horas, está citado a una reunión en la sala de juntas para concretar el aumento de salario.

Atentamente,

María Clara Cárdenas Isaza

Gerente

Transcriptor: Natalia Chavarriaga.

GLOSARIO

Abreviatura: representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de alguna de las letras, silabas finales o centrales  de su escritura completa, y que  siempre se cierra con un punto.

Acrónimo: vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo:  comfama (caja de compensación familiar).

Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una reunión o situación específica.

Anexo: documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.

Asunto: síntesis del contenido de la comunicación.

Bibliografía: relación alfabética de fuentes  documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultados por el investigador para sustentar sus escritos.

Capitulo: división que se hace en los libros y en cualquier escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.

Cargo: nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Carta: comunicación escrita  que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

En algunas entidades se denomina oficio.

Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad de un hecho o acto solemne.

Circular: comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo de personas tanto interna como  externa mente.

Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Ese responde al sistema de clasificación de documentos establecidos en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y  otros, de la dependencia de la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.

NOTA: antes llamado también número, referencia o consecutivo.

Conclusiones: juicio crítico y razonado de los análisis sobre los resultados de informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.

Constancia: documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

Contenido: en esta página se encuentran los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios de trabajo, en el mismo orden en que aparecen los números de las páginas donde se encuentran.

Convocatoria: acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.

Copia: fiel reproducción del documento,

Cubierta: parte exterior que cubre las hojas internas en una reunión.

Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión.

Despedida: palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

Encabezado: título de la comunicación que se reduzca. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Encabezamiento: conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas  que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.

Espacio: distancia horizontal de la de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Esquema: representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Estilo: distribución de las diferentes líneas que conforma la comunicación.

Experiencia: práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.

Figura: gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Foliar: acción de numerar las hojas.

Folio: hoja.

Fuente o tipo de letra: tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.

Fuente bibliográfica: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.

Glosario: lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.

Ilustración: representación de un objeto, tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento, para ampliar, complementar y ejemplificar e texto.

Índice: lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento para facilitar su ubicación en el texto.

Informe: documento que describe o da a conocer datos precisos sobre e estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

Interlinea: distancia vertical entre dos renglones.

Interlinea libre: renglón sin escritura.

Introducción: escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.

Líneas especiales: línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.

NOTA: no están presentes en todos los documentos organizados.

Logotipo: símbolo que identifica la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes: distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página.

Material complementario: parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte  principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta diapositivas, planos, entre otros.

Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Memorando: comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.

Mensaje electrónico: comunicación escrita, a través de internet.

Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelera.

Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.

Nivel: ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.

Objetivo: describe la finalidad del informe corto.

Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Página: cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.

Paginar: acción de numerar páginas.

Portada: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Radicación: procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.  Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social: nombre que identifica a una organización.

Recomendación: formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.

Redactor: persona que genera y plasma en una comunicación.

Referencia bibliográfica: conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

Registro: procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad o remitente o destinataria, nombre  código de la(s) dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Resumen ejecutivo: exposición suscita de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.

Rubrica: rasgo rasgos de figura de terminada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o titulo.

Saludo: frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envio.

Soporte: medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética: este material pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.

Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas.

Tablas: serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas.

Tabulado: espacio determinado para escribir datos en columnas.

Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.

Texto: en las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.

Título: palabra o frase con la que el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.

Transcriptor: persona  responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Viñeta: símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.

Zona: espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2 Comments Add your own


Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

Trackback this post  |  Subscribe to comments via RSS Feed

Páginas

Categorías

Enlaces

Meta

Calendario

diciembre 2016
L M X J V S D
« Mar    
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Most Recent Posts

 
A %d blogueros les gusta esto: